Gelişen teknolojinin etkisiyle kişisel veriler dijital ve fiziksel ortamlarda yoğun bir şekilde kaydedilmekte, saklanmakta ve aktarılmaktadır. Veri işlemenin işletmelere sunduğu pratik çözümler, aynı zamanda verilerin istismar edilme riskini beraberinde getirmektedir.
Bu durumun önüne geçmek amacıyla yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), veri sahiplerine yasal haklar tanırken kişisel verileri işleyen şirket ve kurumlara önemli sorumluluklar yüklemiştir.
KVKK temel olarak kişisel verilerin;
Sınırsız ve gelişigüzel toplanmasını,
Yetkisiz kişilerin erişimine açılmasını,
İfşa edilmesini,
Amaç dışı veya kötüye kullanılmasını engellemeyi hedefler.
Kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve korunmasında KVKK ve alt düzenlemelerine uyulması yasal bir zorunluluktur. Veri sorumlularının bu süreçte yerine getirmesi gereken temel yükümlülükler şunlardır:
Kişisel verilerin elde edildiği sırada veri sahipleri (ilgili kişiler), mevzuatın öngördüğü biçim ve esaslara göre bilgilendirilmelidir.
İlgili kişilerin Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunmadan önce veri sorumlusuna başvurması esastır. Bu nedenle, gelen başvuruları yasal süresi içinde yanıtlayacak proaktif iş akışlarının önceden kurulması gerekir.
Kurul tarafından yayımlanan ilke kararları kanun hükmündedir ve uygulanması zorunludur. Şirketlerin KVKK uyum süreçlerini sürekli güncel tutması önem taşır.
Veri sorumlusu; kendi risk profiline, faaliyet türüne ve yapısına uygun olarak hem idari hem de teknik tedbirleri almalı ve bu önlemleri dinamik bir şekilde yönetmelidir.
Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla şirket içi veya bağımsız üçüncü taraflar aracılığıyla düzenli denetimler yapılmalıdır.
Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Sicil Sistemi’ne (VERBİS) kaydolması zorunludur.
KVKK ve Türk Ceza Kanunu (TCK) kapsamında uyumsuzluk durumunda uygulanabilecek yaptırımlar şunlardır:
VERBİS Kayıt ve Bildirim Yükümlülüğünün İhlali: 20.000 TL - 1.000.000 TL
Aydınlatma Yükümlülüğünün İhlali: 5.000 TL - 100.000 TL
Veri Güvenliği Yükümlülüklerinin İhlali: 15.000 TL - 1.000.000 TL
Kurul Kararlarının Yerine Getirilmemesi: 25.000 TL - 1.000.000 TL
Hukuka Aykırı Veri Kaydetme (TCK 135/1): 1 yıldan 3 yıla kadar hapis cezası.
Nitelikli/Özel Nitelikli Verileri Kaydetme (TCK 135/2): Siyasi, dini, sağlık, cinsel yaşam veya sendikal verilerin hukuka aykırı kaydedilmesi durumunda ceza yarı oranında artırılır.
Verileri Hukuka Aykırı Verme, Yayma veya Ele Geçirme (TCK 136/1): 2 yıldan 4 yıla kadar hapis cezası.
Görevi veya Mesleğin Sağladığı Kolaylığı Kötüye Kullanma (TCK 137/1-b): Suçun kamu görevlisi veya belirli bir mesleğin sağladığı kolaylıkla işlenmesi halinde ceza yarı oranında artırılır.
Verileri İmha Etmeme (TCK 138/1-2): Yasal süre bitmesine rağmen verileri yok etmeyenlere 1 yıldan 2 yıla kadar hapis cezası uygulanır. Ceza muhakemesi uyarınca imha edilmesi gereken verilerde bu ceza bir kat artırılır.
Kurumunuzun tam uyum sağlaması için yürütülen uçtan uca danışmanlık adımları şunlardır:
Kişisel Veri Envanteri Hazırlanması: Tüm iş süreçleri analiz edilerek işlenen veriler, hukuki sebepler, saklama süreleri, yurt içi/dışı aktarımlar ve idari/teknik tedbirler kategorize edilir.
Aydınlatma ve Açık Rıza Metinleri: Veri toplama kanallarına özel aydınlatma ve gerekli durumlarda açık rıza metinleri kurgulanır.
Başvuru Yönetim Süreci: Veri sahiplerinin hak arama başvurularını karşılamaya yönelik başvuru formları ve iç prosedürler oluşturulur.
İdari ve Teknik Tedbir Görüşleri: Mevcut sözleşmeler ve veri güvenliği altyapısı KVKK perspektifiyle incelenerek eksiklikler için aksiyon planı hazırlanır.
Politika Dokümanları ve Çalışan Eğitimleri: Uyumun sürdürülebilirliği için veri saklama, imha ve güvenlik politikaları hazırlanır; çalışanlara iş tanımlarına uygun eğitimler verilir.
VERBİS Bildirimi: Hazırlanan nihai Veri Envanteri üzerinden VERBİS kayıt ve bildirim işlemleri tamamlanır.
Yasal düzenlemelerin getirdiği tüm zorunlu değişikliklere uygun şekilde sistemin kurulması, denetlenmesi ve mevzuat yeniliklerinin takibine kadar tüm aşamalarda uçtan uca danışmanlık hizmeti sunuyoruz.
